Prowadzisz swoją firmę? Jesteś fachowcem w swojej branży, ale przeraża Cię prowadzenie dokumentacji? A może zaczynasz pracę na etacie w biurze i martwisz się, jak sobie poradzisz? Otóż cała ta biurokracja i papierologia nie jest wcale taka trudna. Wystarczy przestrzegać kilku podstawowych zasad.

Pamiętaj, aby zapisywać zamówienia od klientów

Znalazłeś dobrego klienta i dogadujecie zlecenie? Spisz je na formularzu zamówienia. Zamieść w nim dane klienta i jego telefon kontaktowy. Dokładnie opisz nazwę i ilość zamówionych produktów czy usług oraz ich cenę. Zaznacz ustalony  termin wykonania zamówienia, sposób rozliczenia, a także ewentualnie kwotę przyjętej zaliczki. Zamówienie spisz w dwóch egzemplarzach. Jeden podpisany przez klienta wepnij do firmowej teczki z zamówieniami, drugi egzemplarz z pieczątką firmy przekaż klientowi. To ważne, aby zamówienie miało formę pisemną. Masz wtedy większą pewność, że klient nie rozmyśli się no i nie musisz obawiać się, że zapomnisz, co ustaliliście. Wiesz zapewne, że klienci są różni i czasem zdarzają się nieporozumienia. Jeśli masz pisemne zamówienie, klient nie będzie ci wmawiał, że cena miała być inna, albo że usługa czy produkty są niezgodne z zamówieniem.

Zamówienia do dostawców przesyłaj drogą elektroniczną

Zepsuła się jakaś maszyna na hali produkcyjnej i potrzebne są części do naprawy? A może chcesz kupić jakieś półfabrykaty do produkcji albo zamówić dostawę towaru handlowego? Pewnie, że najłatwiej jest zadzwonić do dostawcy i zamówić przesyłkę, ale nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Najlepiej podczas rozmowy telefonicznej zapytać o cenę oraz dostępność towaru, ale samo zamówienie wysłać e-mailem. Zamawiając przez telefon ryzykujesz, że rozmówca źle usłyszy nazwę i ilość zamawianego towaru, błędnie zapisze kod asortymentu i przyśle Ci nie to, czego akurat potrzebujesz. Zdarza się też, że rozmówca po zakończonej rozmowie zapomni o zamówieniu, bo akurat będzie miał inne pilne sprawy. Jeśli zamówienie otrzyma na skrzynkę elektroniczną, to choćby nawet z opóźnieniem, ale je zrealizuje, a Tobie treść maila zapisze się w folderze wiadomości wysłanych. Będziesz mógł w każdej chwili sprawdzić adres dostawcy czy sprawnie wysłać ponowne zamówienie, gdy będzie taka potrzeba. 

Uporządkuj dokumenty

Dokumenty elektroniczne posegreguj w odpowiednich folderach. Każdy z folderów nazwij odpowiednio np. dokumenty kadrowe, oferty handlowe, faktury kosztowe itp.

Dokumenty w wersji papierowej także uporządkuj i powpinaj w odpowiednie segregatory, a te opisz na etykietach i ustaw na półce. Dzięki temu zawsze sprawnie znajdziesz odpowiedni dokument. W wersji papierowej przechowuj umowy handlowe z kontrahentami, zamówienia od klientów, akta osobowe pracowników (po zmianach w przepisach kodeksu pracy w 2019 roku, możesz je prowadzić także w wersji elektronicznej w programie komputerowym – patrz niżej). Po zrealizowanym zleceniu zaznacz na zamówieniu numer wystawionej faktury. Polecam też wpisanie numeru oferty handlowej z wyceną. Dzięki temu będziesz wiedział, że obsłużyłeś kolejnego klienta. Będziesz też zawsze mógł wrócić do wyceny, jeśli wkrótce zdobędziesz podobne zlecenie.

Rejestruj faktury kosztowe

Dzięki temu będziesz wiedział, kiedy komu za co zapłacić. Jest to ważne zwłaszcza wtedy, gdy przekazujesz faktury do zaksięgowania do zewnętrznego biura rachunkowego. Jeśli masz program magazynowo-handlowy, rejestruj otrzymane faktury w rozrachunkach, w pozycji zobowiązań. Jeśli nie masz programu handlowego, równie dobrze możesz wykorzystać do tego celu Excel. Zrób tabelkę oddzielnie na każdy miesiąc. Spisuj dane kontrahenta, kwotę do zapłaty, termin płatności i numer konta bankowego, a także za co płacisz. Rejestruj także wydatki, których z jakichś względów nie możesz zaksięgować. Wydatki podliczaj po zakończeniu miesiąca. Dzięki temu będziesz miał kontrolę nad zobowiązaniami finansowymi.
Staraj się nie zagubić faktur kosztowych. Płać swoje zobowiązania terminowo. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz zapłacić faktury w terminie, uprzedź o tym swojego kontrahenta. Poproś o zrozumienie. Wytłumacz, że masz chwilowe kłopoty, bo czekasz na zapłatę należności od Twoich klientów. Dzięki temu nie stracisz wiarygodności i zachowasz dobrą opinię.

Zapisuj ważne sprawy w kalendarzu

Możesz wykorzystać do tego kalendarz w telefonie, w Dokumentach Google lub w innych pomocniczych programach komputerowych. Możesz też prowadzić zapiski w tradycyjnym kalendarzu książkowym.
Zaznacz daty załatwiania ważnych spraw urzędowych, a także terminy płatności podatków i składek do ZUS-u. Równie ważne są np. terminy przeglądów technicznych samochodów służbowych czy maszyn produkcyjnych.

Zadbaj o porządek w dokumentacji pracowniczej

Jeśli kogoś zatrudniasz, powinieneś prowadzić akta osobowe pracowników. Dla każdego z nich załóż teczkę, a dokumenty posegreguj na 4 części:A – te związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli kwestionariusz zawodowy i kopie świadectw pracy od poprzednich pracodawców, świadectwa kwalifikacji zawodowych,
B – dokumenty związane z przebiegiem pracy w Twojej firmie, a więc umowy o pracę, zaświadczenia o badaniach lekarskich i odbytych szkoleniach BHP,
C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli wypowiedzenie stosunku pracy i świadectwo pracy,
D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika
Dokumenty ułóż chronologicznie i ponumeruj. Przełóż je przekładkami z oznaczeniami literowymi. Na przekładkach zrób wykaz dokumentów.

Szczegółowe informacje o sposobie prowadzenia tego rodzaju dokumentacji oraz o archiwizacji znajdziesz na tej stronie.

Powinieneś również prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników, w której będziesz wykazywał ich nadgodziny, wykorzystane urlopy i pozostałe okresy nieobecności w pracy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tu

Uff, dużo tego, prawda? Nie wystarczy niestety, że przekażesz faktury do biura rachunkowego do zaksięgowania. Będąc przedsiębiorcą, masz jeszcze szereg innych obowiązków, związanych z dokumentowaniem działania swojej firmy na różnych obszarach. Jeśli prowadzenie dokumentacji Cię przerasta, to zatrudnij kogoś kompetentnego do prac biurowych. Będziesz miał wtedy więcej czasu na zdobywanie zleceń i obsług klientów. Pamiętaj, że przejrzysta, uporządkowana dokumentacja to sposób na kontrolę kondycji finansowej firmy oraz uniknięcie mandatów w razie kontroli różnych inspekcji.


0 komentarzy

Dodaj komentarz

Avatar placeholder

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.